PDAM menggunakan program aplikasi SIA

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI DAN BILLING SYSTEM PDAM

Gambaran Umum
Informasi adalah data yang berguna yang selanjutnya diolah sehingga dapat dijadikan dasar untuk mengambil keputusan yang tepat. Sistem informasi akuntansi adalah sekumpulan sumberdaya yang diatur untuk mengubah data transaksi keuangan menjadi informasi keuangan (akuntansi). Produktivitas perusahaan dapat ditingkatkan dengan sistem informasi akuntansi yang baik.

Masalah yang dihadapi beberapa PDAM saat ini adalah belum adanya aplikasi terintegrasi yang meliputi billing system, pencatatan piutang, persediaan, aktiva tetap, dan akuntansi. Billing system dan pencatatan piutang yang ada pada beberapa PDAM hanya berupa rekaman data tagihan pelanggan dalam bentuk file data saja (back end) dan aplikasi yang ada sebagian besar masih berbasis DOS sehingga pengolahan data untuk menghasilkan informasi yang dibutuhkan dilakukan secara manual dan memerlukan waktu yang lama. Beberapa PDAM lainnya memang sudah memiliki aplikasi sistem informasi akuntansi namun aplikasi tersebut saat ini belum terhubung dengan subsistem lainnya semisal billing, inventory dan fixed asset.

Sejak tahun 2003 BPKP telah mengembangkan dua buah versi sistem informasi akuntansi PDAM yang terintegrasi (selanjutnya lebih dikenal dengan software “Sikompak”). Saat ini Sikompak versi basic (fitur lengkap tetapi tidak terintegrasi) telah diinstall pada lebih dari 30 PDAM di seluruh Indonesia, sementara untuk versi Sikompak terintegrasi telah diimplementasikan pada PDAM Kota Balikpapan, PDAM Kabupaten Karawang, PDAM Kabupaten Banyumas, PDAM Kabupaten Purworejo, PDAM Kabupaten Kulonprogo, dan PDAM Kota Samarinda. Untuk beberapa PDAM lain seperti PDAM Kab. Solok, PDAM Tarakan, PDAM Kutai Kartanegara, dan PDAM Gorontalo saat ini masih dalam tahap awal implementasi.

Tujuan Kegiatan
Terciptanya aplikasi sistem informasi akuntansi (SIA) yang terintegrasi di mana di dalamnya mencakup billing system, pencatatan piutang, pencatatan persediaan, pencatatan aktiva tetap, dan akuntansi yang dapat mendukung pengambilan keputusan.

Sasaran/Hasil yang Diharapkan

1. Sistem Informasi Akuntansi akan menghasilkan output berupa pelaporan atas seluruh transaksi keuangan perusahaan dan disajikan dalam bentuk laporan keuangan yaitu, Neraca Perusahaan, Laporan Rugi Laba dan Laporan Arus Kas. SIA yang dirancang secara sistematis dan mengadopsi teknologi informasi ini diharapkan dapat memberikan kemudahan dalam melakukan pencatatan transaksi dan menyajikan informasi yang akurat serta tepat waktu.
2. Sistem Informasi Aktiva Tetap dan Persediaan yang telah terkomputerisasi dan terintegrasi sebagai bagian yang tidak terpisahkan dari Sistem Informasi Akuntansi, akan menghasilkan laporan-laporan pendukung bagi laporan keuangan PDAM, berupa rincian-rincian persediaan dan aktiva tetap.
3. Dengan implementasi Billing System yang terkomputerisasi dan terintegrasi maka diharapkan dapat memberikan kemudahan dalam melakukan pencatatan, pengolahan data transaksi serta menyajikan informasi yang akurat serta tepat waktu. Hal ini sangat memungkinkan karena billing system telah disusun sedemikian rupa sehingga dapat menangani transaksi secara on-line, bahkan data yang ada dapat digunakan untuk informasi tagihan rekening air minum lewat telepon maupun transaksi on-line lewat ATM.

Ruang Lingkup

1. Ruang lingkup Implementasi aplikasi Sikompak pada Bagian Akuntansi/Pembukuan meliputi pencatatan dan pengolahan data atas transaksi keuangan yang meliputi penjurnalan, posting hingga menghasilkan laporan keuangan perusahaan (General Ledger System).
2. Ruang lingkup Sistem Informasi Aktiva Tetap dan Persediaan terdiri dari mutasi penambahan dan pengurangan pada aktiva tetap dan persediaan serta perhitungan penyusutan dan nilai buku aktiva tetap.
3. Ruang Lingkup implementasi Billing System yang telah terkomputerisasi terdiri dari beberapa sub-sistem antara lain sub-sistem penyambungan baru, sub-sistem administrasi rekening, sub-sistem pelayanan pelanggan (customer service) dan sub-sistem penagihan dan penerimaan kas.

Tahap Pelaksanaan Pekerjaan

1. Tahap Persiapan:
   1. Pembentukan Tim Penyusun.
   2. Survey awal, yang mencakup inventarisasi sumber daya yang dimiliki, mempelajari aplikasi dan database yang sudah dimiliki, mempelajari manual dan kebijakan akuntansi perusahaan, inventarisasi permasalahan serta inventarisasi/ mempelajari informasi dan format laporan yang diinginkan.
   3. Penyusunan spesifikasi aplikasi SIA.
   4. Penyusunan uraian rinci pekerjaan dan skedul kerja.
   5. Penyusunan TOR dan MoU.
2. Tahap Penyusunan Aplikasi SIA
   1. Penyusunan struktur database.
   2. Transfer data dari format database lama kepada struktur database yang baru.
   3. Penyusunan program/aplikasi SIA yang meliputi perancangan output, formulir dan program/aplikasi.
   4. Pengujian awal aplikasi SIA.
   5. Penyesuaian kembali aplikasi SIA.
   6. Penyusunan manual aplikasi SIA.
3. Tahap Uji Coba Penerapan Aplikasi SIA
   1. Sosialisasi dan presentasi aplikasi SIA yang baru.
   2. Pelatihan operator.
   3. Simulasi penerapan aplikasi SIA.
   4. Reorganisasi penyimpanan hard copy document.
   5. Penyesuaian rancangan aplikasi SIA sehingga diperoleh aplikasi SIA yang siap untuk digunakan.
4. Tahap Penerapan Aplikasi SIA
   1. Penerapan aplikasi SIA secara menyeluruh.
5. Tahap Penyelesaian
   1. Penyusunan laporan penyelesaian pekerjaan.
   2. Pembahasan laporan penyelesaian pekerjaan dengan pejabat yang bertanggung jawab.
   3. Pengesahan penggunaan aplikasi SIA.
6. Tahap Pemantauan dan Evaluasi
   1. Pemantauan atas penerapan aplikasi SIA.
   2. Penyesuaian rancangan aplikasi SIA sehingga diperoleh aplikasi SIA yang lebih baik dan lebih mudah digunakan.
   
   

sistem informasi akuntansi

Sistem Informasi Akuntansi (SIA) adalah suatu komponen organisasi yang mengumpulkan, mengklasifikasikan, mengolah, menganalisa dan mengkomunikasikan informasi finansial dan pengambilan keputusan yang relevan bagi pihak luar perusahaan dan pihak ekstern.

Akuntansi sendiri sebenarnya adalah sebuah Sistem Informasi.

Karakteristik SIA yang membedakannya dengan subsistem CBIS lainnya :

• SIA melakasanakan tugas yang diperlukan
• Berpegang pada prosedur yang relatif standar
• Menangani data rinci
• Berfokus historis
• Menyediakan informasi pemecahan minimal

Fungsi penting yang dibentuk Sistem Informasi Akuntansi pada sebuah organisasi antara lain :

• Mengumpulkan dan menyimpan data tentang aktivitas dan transaksi.
• Memproses data menjadi into informasi yang dapat digunakan dalam proses pengambilan keputusan.
• Melakukan kontrol secara tepat terhadap aset organisasi.

Subsistem Sistem Informasi Akuntansi memproses berbagai transaksi keuangan dan transaksi nonkeuangan yang secara langsung memengaruhi pemrosesan transaksi keuangan.

Sistem Informasi Akuntansi terdiri dari 3 subsistem:

• Sistem pemrosesan transaksi, mendukung proses operasi bisnis harian.
• Sistem buku besar/pelaporan keuangan, menghasilkan laporan keuangan, seperti laporan laba/rugi, neraca, arus kas, pengembalian pajak.
• Sistem pelaporan manajemen, yang menyediakan pihak manajemen internal berbagai laporan keuangan bertujuan khusus serta informasi yang dibutuhkan untuk pengambilan keputusan, seperti anggaran, laporan kinerja, serta laporan pertanggungjawaban.

Berbagai transaksi non keuangan yang tidak bisa diproses oleh Sistem Informasi Akuntansi biasa, diproses oleh Sistem Informasi Manajemen. Adapun perbedaan keduanya adalah :

• SIA mengumpulkan mengklasifikasikan, memproses, menganalisa dan mengkomunikasikan informasi keuangan
• SIM mengumpulkan mengklasifikasikan, memproses, menganalisa dan mengkomunikasikan semua tipe informasi

Sebuah Sistem Informasi Akuntansi menambah nilai dengan cara:

• Menyediakan informasi yang akurat dan tepat waktu sehingga dapat melakukan aktivitas utama pada value chain secara efektif dan efisien.
• Meningkatkan kualitas dan mengurangi biaya produk dan jasa yang dihasilkan
• Meningkatkan efisiensi
• Meningkatkan kemampuan dalam pengambilan keputusan
• Meningkatkan sharing knowledge
• Menambah efisiensi kerja pada bagian keuangan

2 komponen Sistem Informasi Akuntansi antara lain :

• Spesialis Informasi
• Akuntan

Contoh Sistem Informasi Akuntansi sebagai pusat informasi perusahaan:

• Bagian pemasaran mempertimbangkan untuk memperkenalkan jenis produk baru dalam jajaran produksi perusahaan, untuk itu bagian tersebut meminta laporan analisa perkiraan keuntungan yang dapat diperoleh dari usulan produk baru tersebut
• Bagian SIA memproyeksikan perkiraan biaya dan perkiraan pendapatan yang berhubungan dengan produk tersebut, kemudian data yang diperoleh diproses oleh EDP. Setelah diproses hasilnya dikembalikan ke bagian SIA untuk kemudian diberikan ke bagian pemasaran.

Kedua bagian akan merundingkan hasil analisa tersebut untuk dicari keputusan yang sesuai.

Dari contoh diatas dapat ditemukan 2 aspek yang berhubungan dengan sistem bisnis modern yaitu :

• Pentingnya komunikasi antar departemen yang mengarah untuk tercapainya suatu keputusan.
• Peranan SIA dalam menghasilkan informasi yang dapat membantu departemen lainnya untuk mengambil keputusan.

Informasi Akuntansi yang dihasilkan oleh Sistem Informasi Akuntansi dibedakan menjadi 2, yaitu :

• Informasi Akuntansi keuangan, berbentuk laporan keuangan yang ditujukan kepada pihak extern.
• Informasi Akuntansi Manajemen, berguna bagi manajemen dalam pengambilan keputusan.